Fyzická
archivace
dokumentů
Outsourcingem archivace dokumentů
ušetříte náklady, prostory a čas.
Archivace dokumentů
Jistě umíte využít firemní prostory a lidské zdroje efektivněji než pro archivaci dokumentů. Praktickým a spolehlivým řešením je externí archivace papírových dokumentů s možností vedení s ní spojené agendy.
Doprava
- vyhotovení předávacích protokolů
- odvoz dokumentů z Vámi určeného místa do naší spisovny
- nakládka a vykládka dokumentů, předání ke zpracování
Analýza převzatých dokumentů
- roztřídění a zařazení převzatých dokumentů dle skartačního rejstříku
- vyhotovení seznamů k uložení – následně k dispozici pro ukladatele
- příprava k uložení
Uložení dokumentů do archivních krabic
- označení archivních krabic
- zavedení do evidence
Uložení ve spisovně
- úkony potřebné pro řádné uložení a péči o dokumenty po celou dobu jejich archivace
- vedení agendy spojené s archivací dokumentů
- průběžná skartace dokumentů s prošlou skartační lhůtou po schválení příslušným státním archivem
- vyhledávání a doručování originálů nebo kopií dokumentů na základě požadavku klienta
Přínosy outsourcingu archivace dokumentů
Garance kvalifikovaného provedení
Máme dlouholeté zkušenosti v oboru archivace dokumentů.
Úspora provozních nákladů
Ušetříte náklady na mzdy a školení zaměstnanců, energie spojené s provozem archivu a další.
Úspora investičních nákladů
Snížíte náklady na budovy s archivem, výdaje spojené s technologickou infrastrukturou, vybavením a jiné.
garance ochrany
Ochráníme Vaše dokumenty zejména před neodbornou a neoprávněnou manipulací.
zastupitelnost
Nemusíte řešit zastupitelnost pracovníků archivu.
vystupování (garance) před státní správou
Budeme za Vás řešit kontroly ze státní správy, zejména co se týče kvality a správnosti uložení dokumentů.
dislokace rizik se Spisovnou
Jsme napojení na Pult Centralizované Ochrany a Hasičský záchranný sbor, v prostorách archivu udržujeme stálou teplotu a vlhkost vzduchu, místo stavby máme v bezzáplavové oblasti.